Datenschutz ist ein Thema von immer größerer Bedeutung für Unternehmen und betrifft nicht nur den Schutz der Daten von Kunden und Mitarbeitern, sondern auch den Schutz des geistigen Eigentums und geschäftlicher Informationen.

Die Nichtbeachtung der Datenschutzgesetze kann schwerwiegende Auswirkungen auf das Unternehmen haben, wie beispielsweise den Verlust von Kundenvertrauen, Strafen oder sogar rechtliche Konsequenzen. Aus diesem Grund ist es für Unternehmen unerlässlich, eine angemessene Datenschutzstrategie zu entwickeln und umzusetzen, um die Sicherheit und Integrität ihrer Daten zu gewährleisten.

Neuigkeiten und Regelungen

Die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und das neue Bundesdatenschutzgesetz (BDSG-neu) sind einige der wichtigsten Vorschriften, die Unternehmen in Europa befolgen müssen. Diese Regelungen definieren die Pflichten der Unternehmen im Hinblick auf den Schutz personenbezogener Daten, einschließlich der Ernennung eines Datenschutzbeauftragten.

Darüber hinaus können Betriebe auch branchenspezifische Vorschriften und Standards einhalten müssen, wie beispielsweise die Zahlungskartenindustrie-Datensicherheitsstandards (PCI DSS) für Unternehmen, die Kreditkarteninformationen verarbeiten.

Ein weiteres Thema, das in der Datenschutzdebatte zunehmend an Bedeutung gewinnt, ist der Schutz von Daten bei der Verwendung von künstlicher Intelligenz (KI) und maschinellem Lernen. Viele Unternehmen setzen diese Technologien ein, um Geschäftsprozesse zu automatisieren und Entscheidungen zu treffen, jedoch können sie auch erhebliche Auswirkungen auf die Privatsphäre und den Datenschutz haben. Daher haben einige Länder wie beispielsweise Kanada und die USA spezielle Regelungen für den Datenschutz bei der Verwendung von KI eingeführt, und es ist zu erwarten, dass in Zukunft weitere Regelungen folgen werden.

Die Wichtigkeit externer Datenschutzbeauftragter

Ohne professionelle Beratung im Bereich Datenschutz und ohne das nötige Knowhow kann ein Unternehmen leicht gegen die Datenschutzgesetze verstoßen und dadurch erhebliche Konsequenzen wie Geldstrafen, rechtliche Schritte und den Verlust von Kundenvertrauen und Rufschädigung erfahren. Ein Unternehmen, das personenbezogene Daten verarbeitet, hat eine große Verantwortung gegenüber seinen Kunden, Mitarbeitern und anderen Beteiligten, die von dieser Verarbeitung betroffen sein können. Ein Datenschutzbeauftragter kann dabei helfen, die Risiken und Auswirkungen zu minimieren und sicherzustellen, dass das Unternehmen in Übereinstimmung mit den Gesetzen und Vorschriften arbeitet.

Ein externer Datenschutzbeauftragter wie hier bei der Immerce Consulting kann Unternehmen dabei unterstützen, die DSGVO und andere Datenschutzvorschriften einzuhalten. Dieser bringt eine frische Perspektive und ein breites Wissen mit, um diesen zu helfen, ihre Datenschutzpraktiken zu verbessern und zu optimieren. Sie können auch dabei unterstützen, Datenschutzrisiken zu erkennen und zu minimieren und die Implementierung von Datenschutzmaßnahmen zu überwachen.

Ein weiterer wichtiger Vorteil eines externen Datenschutzbeauftragten ist die Unabhängigkeit. Interne Datenschutzbeauftragte können aufgrund von Interessenkonflikten oder anderen Faktoren möglicherweise nicht in der Lage sein, ihre Arbeit unabhängig durchzuführen. Während externe Datenschutzbeauftragte frei und unabhängig arbeiten können, um sicherzustellen, dass der Betrieb den Datenschutzanforderungen entspricht.

Fazit

Der Datenschutz ist ein wichtiger Aspekt des Geschäftsbetriebs. Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie die Datenschutzgesetze einhalten und angemessene Maßnahmen ergreifen, um personenbezogene Daten zu schützen. Ein externer Datenschutzbeauftragter kann dabei helfen, die Datenschutzpraktiken eines Unternehmens zu optimieren und zu verbessern und das Unternehmen bei der Einhaltung der Datenschutzvorschriften zu unterstützen.

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Umgang mit Bewerbungsunterlagen


Bereits der Blick auf den heute durchaus üblichen Ablauf einer Bewerbung zeigt Lücken auf, die mit einer Veränderung der Praktiken geschlossen werden müssen. Eine Bewerbung kommt heute zumeist als E-Mail im Unternehmen an. Bereits bei der ersten Sichtung kommt es zu einer Aussortierung, die weiteren Unterlagen werden zur Personalabteilung weitergeleitet. Diese hat nun die Möglichkeit, eigene Maßstäbe an die Bewerber für den Job zu stellen und eine weitere Selektion in die Wege zu leiten. In diesem Schritt gibt es weitere Bewerber, die den Prozess verlassen und keine Möglichkeit mehr haben, die Stelle zu bekommen. Die betreffenden Daten wurden nun jedoch über eine Vielzahl von Servern quer durch das gesamte Unternehmen weitergeleitet. Es liegt auf der Hand, dass ein solcher Prozess den Anforderungen der neuen DSGVO nicht gerecht werden kann.

Eine Einwilligung ist erforderlich

Die Grundsätze der DSGVO sind Unternehmen längst bekannt. Sie stehen auch online auf lexoffice.de zur kostenlosen Einsicht zur Verfügung. Dennoch vermeiden es viele Unternehmen, ihre Bewerber nach ihrer Einwilligung für die Speicherung und Verarbeitung ihrer persönlichen Daten zu fragen. Diese müsste allerdings eindeutig abgefragt werden, um nach dem Prinzip der Beweislastumkehr am Ende nicht Gefahr zu laufen, mit einer unsachgemäßen Verarbeitung der Daten angeschuldigt zu werden. 

Dennoch gibt es eine große Zahl von Unternehmen, die sich nicht weiter um diesen so bedeutenden Grundsatz kümmern. Schließlich sind damit unter Umständen große Schwierigkeiten verknüpft. Dies hängt damit zusammen, dass eine sichere Löschung der Daten gewährleistet werden muss, falls ein Bewerber die Verarbeitung der Daten ablehnt. Der gesamte Prozess wird auf diese Weise viel komplexer und treibt den Unternehmen so manche Sorgenfalte auf die Stirn.

Dokumentationspflichten


Mit dem Erwägungsgrund 82, wie er in der DSGVO enthalten ist, müssen die Unternehmen zudem genau dokumentieren, welchen Weg die Daten des Bewerbers genommen haben. Bis zum Inkrafttreten der Verordnung wurde dieser Schritt jedoch in kaum einem Unternehmen durchgeführt. Zu groß schien der Aufwand zu sein, der damit verbunden ist. Heute führen Unternehmen ein Verfahrensverzeichnis, welches notwendig ist, um einen sicheren Umgang mit den in der Bewerbung konzentrierten Daten gewährleisten zu können. 

Diese so wichtigen Informationen sind jedoch nicht nur für das Unternehmen relevant. Nach Art. 12 Abs.1 DSGVO müssen sie auch dem Bewerber mitgeteilt werden. Diesen Umstand bringt die sogenannte Dokumentationspflicht mit sich. Versäumen es Unternehmen, ihre Bewerber darüber aufzuklären, welchen Weg ihre Daten genommen haben, bedeutet auch dies einen Verstoß gegen die neue Verordnung. Dabei reicht es nicht aus, kryptographische Protokolle der Rechner zu übermitteln. Vielmehr ist es notwendig, dies in verständlicher Sprache und unverzüglich zu tun. Selbst unter besonderen Umständen ist es aus diesem Grund notwendig, dem Bewerber auf Nachfrage alle Daten innerhalb von nur einem Monat zur Verfügung stellen zu können.

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