Einfache Hilfsmittel erleichtern das Projektmanagement

Die meisten Projekte scheitern oder werden gar nicht erst angegangen. Warum? Weil es an einem guten Projektmanagement fehlt. Als Projektmanagement bezeichnet man alles, was mit der Initiierung, Planung, Durchführung, Kontrolle, Vollendung und anschließenden Evaluation eines Projekts tun hat. Das eigentliche Kerngeschäft, nämlich die handwerkliche Leistung oder Dienstleistung, ist damit weniger gemeint.

Planung, Koordination, Kontrolle und Auswertung



Wenn ein Projekt anliegt oder angedacht ist, muss es innerhalb von 72 Stunden mit einem entscheidenden Arbeitsschritt angegangen werden. Sonst sinkt die Chance, dass das Projekt jemals erfolgreich beendet wird, statistisch gesehen auf 1 %. Um ein Projekt aber überhaupt erst einmal anzugehen, braucht man die Übersicht. Was wird benötigt, in welchem Zeitraum sollten welche Arbeitsschritte gemacht werden, wer tut das, und wie könnten verschiedene Zulieferer und Dienstleister sinnvoll zusammenarbeiten?



Wer schon öfter Projekte durchgeführt hat und womöglich seine oder ihre Erfahrungen festhält, kann das alles recht schnell zumindest grob einschätzen. Für alle anderen sind die oben gestellten Fragen erst einmal spanische Dörfer. Und damit ist schon offensichtlich, worum es beim Projektmanagement geht: Im Mittelpunkt eines guten Managements steht die Erfahrung, die aus der gewissenhaften Durchführung und Auswertung vorheriger Projekte gewonnen wurde. Denn nach dem Projekt ist vor dem Projekt.

Kommunikation ist alles

Kein Projekt kann aus sich heraus und für sich selbst bestehen. Es geht eigentlich immer um Kommunikation: Auftraggeber/-in und Auftraggenehmer/-in müssen miteinander in Kontakt bleiben. Zulieferer und Dienstleister, aber auch Berater/-innen und Experten müssen erreichbar sein. Mitarbeiter/-innen müssen gemeinsam an dem Projekt arbeiten. In die Planung gehört neben den benötigten menschlichen und materiellen Ressourcen auch das Timing. Wann ist welcher Arbeitsschritt zu machen? Welche externen Leistungen müssen dafür rechtzeitig vorhanden sein? Wie kann man sicherstellen, dass diese Leistungen auch tatsächlich fristgerecht erbracht werden? Und was ist, wenn etwas schief geht? Gutes Projektmanagement ist bemüht, Prozesse zu optimieren und jedes Projekt so zeiteffizient wie nur möglich abzuwickeln. Trotzdem erzielt man die besten Ergebnisse, wenn die vorhandenen Kapazitäten von Lagerraum über Lieferantenfristen bis hin zur Auslastung des Personals nur etwa zu 80 % nutzt. Der restliche Leerlauf ist nötig, um Terminverzögerungen, Krankheitsfälle und andere Hürden möglichst abzufangen.

Abfangen kann man aber nur Probleme, die bekannt sind. Kommunikation ist also auch da wichtig, und zwar auf allen Ebenen. Gut, dass es da Hilfsmittel gibt. Spezielle Managementsoftware ist kostenintensiv und kann oft mehr als wirklich benötigt wird. Einfacher kann es sein, sich die einzelnen kleinen Bausteine, die für die eigene Arbeitsweise sinnvoll sind, einfach aus den Freeware-Angeboten im Netz zusammenzusuchen. Einen Terminplaner beispielsweise bringt jedes Smartphone und jeder Computer mit, der gehört einfach dazu. Zudem gibt er verschiedene Zugangsberechtigungen aus, so dass diejenigen, die am Projekt beteiligt sind, ihren jeweiligen Aufgabenbereich und die von ihnen abhängigen Personen im Terminkalender angezeigt bekommen.




Erreichbar für Kunden und Geschäftspartner/-innen

Insbesondere für kleinere Projekte, Start-Ups und Selbständige liegt ein schwerwiegendes Problem in der permanenten Erreichbarkeit. Wer gerade mit einem Geschäftspartner oder mit Investoren am Verhandeln ist, kann nicht gleichzeitig Kundenanfragen am Telefon entgegennehmen oder den Liefertermin einer Bestellung zum zehnten Mal bestätigen. In diesem Fall liegt die Lösung nicht in kostenloser Software, sondern im einer externen Dienstleistung: Büroservice24 übernimmt fast alle Aufgaben, die eine professionell ausgebildete Fachkraft für das Büro auch übernehmen würde. Vom Entgegennehmen von Anrufen über das Durchstellen zum zuständigen Mitarbeiter oder zur zuständigen Mitarbeiterin, vom Versenden von Anrufnotizen per SMS oder E-Mail bis hin zur Beantwortung wichtiger Fragen am Telefon inklusive einer individuellen Anrede ist alles möglich.

Der Büroservice hat zwar seinen Preis, garantiert dann aber dafür, dass auch außerhalb der normalen Geschäftszeiten, am Wochenende und in der normalerweise personalschwachen Grippesaison immer jemand erreichbar ist. Um Kunden für das eigene Unternehmen zu interessieren und vorhandene Kundschaft zu binden, ist diese Art von Service fast noch wichtiger als das Kerngeschäft.

Gut organisiert mit Asana

Eine weitere Software, die kostenlos ist und das Leben auf kreative Art und Weise erleichtert, ist Asana. Die Benutzeroberfläche zeigt drei Spalten: Links wird das aktuelle Projekt eingetragen, in der Mitte sind die Aufgaben und damit verbundenen Personen nachzulesen, und in der rechten Spalte ist Platz für Notizen. Von „Firma XY liefert grundsätzlich erst eine Woche nach Termin“ über „Kunde will wöchentliche Fortschrittsberichte“ bis hin zu „Dritte Nachtschicht wegen IT-Problemen eingelegt“ kann dort alles eingetragen werden. Die Dokumentation zahlt sich spätestens beim nächsten Projekt aus, denn hier können Problemlösungen nachgeschlagen werden. Aus diesem Grund ist es auch wichtig Projekte nach zu besprechen und zu evaluieren: Aus Fehlern und Fehlplanungen wird man klug.