Prozess der Beschaffung im Einkauf – worauf kommt es an?

Sowohl im produzierenden Gewerbe als auch im direkten Handel spielt der Beschaffungsprozess die entscheidende Rolle für den Erfolg des Unternehmens. Schon eine uralte Kaufmannsweisheit besagt, dass der Gewinn mit dem Einkauf erzielt wird. Obwohl sich die geschäftlichen Abläufe mittlerweile grundlegend verändert haben, ist immer noch etwas Wahres an dieser Aussage dran. Doch worauf kommt es tatsächlich beim Beschaffungsprozess im Einzelnen an?

Einzelne Abschnitte im Beschaffungsprozess

Am Anfang steht die Bedarfsermittlung. Es ist also erforderlich, eine Liste zu erstellen, in der sämtliche Produkte oder auch Dienstleistungen aufgeführt sind, die für den jeweiligen Prozess benötigt werden. Das können Rohstoffe sowie Betriebsmittel sein. Deshalb wird der Bedarf grundsätzlich in drei Gruppen aufgeteilt. Diese sind:

• Primärbedarf
• Sekundärbedarf
• Tertiärbedarf

Bei einem Primärbedarf handelt es sich um Baugruppen oder Teile, die keine weiteren Bearbeitungsschritte mehr erfordern, bevor sie dem Endverbraucher angeboten werden. Beim Sekundärbedarf handelt es sich um Rohstoffe sowie verschiedene Einzelteile. Das können beispielsweise Bleche sein, die im Betrieb mit den vorhandenen Maschinen bearbeitet und in die richtige Form gebracht werden. Dazu werden dann Komponenten beschafft, die für die Montage benötigt werden. Als Letztes ist noch der Tertiärbedarf zu nennen. Bei diesem geht es um Betriebs- und Hilfsstoffe. Zu diesen Produkten gehören in erster Linie die Verbrauchsmaterialien. Dabei kann es sich beispielsweise um folgende Dinge handeln:

Klebstoff
Schweißdrähte
Schleifmittel
Reinigungsmittel

Je nach Branche gibt es jedoch sehr viele weitere Dinge, die zur Herstellung ober Verarbeitung bestimmter Artikel benötigt werden.

Unterschiedliche Methoden der Bedarfsermittlung

In einer Zeit, in der sich ständig die Anforderungen und Ansprüche der Verbraucher ändern, ist es nicht immer ganz einfach, den Bedarf an Materialien konkret zu ermitteln. Im Idealfall ist genau bekannt, welche Produkte in welcher Menge erforderlich sind. In solch einem Fall spricht man von einer deterministischen Bedarfsermittlung.

Eine weitere Möglichkeit der Bedarfsermittlung ist die stochastische Variante. Als Basis dienen die Daten der Vergangenheit. Diese sind bekannt und bieten daher eine wichtige Grundlage. Falls eine zukünftige Entwicklung abgeschätzt werden kann, können diese Perspektiven in die Berechnung mit einfließen. Auf jeden Fall sind schon einige mathematische Grundkenntnisse im Bereich der Statistik sowie der Wahrscheinlichkeitsrechnung nötig, um den Bedarf möglichst realistisch ermitteln zu können.

Als dritte Variante ist die heuristische Bedarfsermittlung zu nennen. Diese beruht auf Annahmen. Deshalb kommt sie zumeist bei neu gegründeten Unternehmen zum Einsatz. Anhand der allgemeinen Entwicklung kann abgeschätzt werden, wie viele Artikel sich in absehbarer Zeit vermarkten lassen. In zahlreichen etablierten Unternehmen kommt diese Methode auch hin und wieder zur Anwendung. Dabei fließen zumeist Erfahrungswerte der Mitarbeiter mit ein. Die Beschaffung ist ein sehr umfangreiches Gebiet mit vielen Facetten.

Unterschiedliche Arten der Beschaffung

Die Bedarfsermittlung ist ein wichtiger Prozess im Bereich der Beschaffung. Es sollte jedoch bedacht werden, dass es unterschiedliche Arten der Beschaffung gibt. Dazu gehören:

• Die strategische Beschaffung dient zur langfristigen Belieferung bestimmter Produkte.
• Als taktische Beschaffung werden einmalige Beschaffungsprozesse bezeichnet.
• Eine operative Beschaffung ist eine gleichmäßige Belieferung zur täglichen Verarbeitung.

Worauf kommt es bei der Beschaffung insbesondere an?

Das Wichtigste ist, den passenden Lieferanten zu finden. Dieser muss zuverlässig sein und die bestellten Produkte in der gewünschten Stückzahl liefern können. Zudem sollte die Qualität der Artikel stimmen. Selbstverständlich sollte auch ein vernünftiges Preis-Leistungs-Verhältnis ausgehandelt werden, damit die Wirtschaftlichkeit erhalten bleibt. In vielen Branchen ist jedoch die Zuverlässigkeit sehr viel wichtiger als der tatsächliche Preis. Lieferengpässe oder mangelhafte Artikel verursachen den Unternehmen zumeist deutlich höhere Unkosten als etwas höhere Beschaffungskosten für hochwertige Artikel. In dem Fall muss immer eine Abwägung stattfinden.

Fazit

Im Einkauf ist der Beschaffungsprozess deshalb so wichtig, weil er entscheidend für den Erfolg des Unternehmens ist. Nur dann, wenn die benötigten Rohstoffe und Materialien den Anforderungen entsprechen und pünktlich zur Verfügung gestellt werden, kann ein Unternehmen profitabel arbeiten.